Abertura de filial: Requisitos legais e considerações contábeis

A decisão de expandir empresa filial é um marco significativo. A abertura de filial pode abrir portas para novos mercados, aumentar a capilaridade da sua marca e impulsionar o faturamento. Contudo, esse processo de crescimento não é isento de complexidades, especialmente no que tange aos requisitos legais filial e à contabilidade para filial.

Entender cada etapa, desde a concepção da ideia até a filial estar plenamente operacional, é crucial. Este guia visa desmistificar o processo, oferecendo um panorama claro sobre como registrar filial e quais documentos para abrir filial são necessários, além de abordar os custos para abrir filial e as particularidades para empresas no Simples Nacional com filial.

Requisitos Legais para Abertura de Filial: Um Roteiro Detalhado

A jornada para a abertura de filial, seja ela no mesmo estado da matriz ou uma filial em outro estado, envolve uma série de etapas legais que precisam ser cumpridas rigorosamente.

1. Planejamento e Viabilidade: A Base Sólida

Antes de qualquer movimentação burocrática, um estudo de viabilidade aprofundado é indispensável. Analise o mercado local da futura filial, identifique a concorrência, projete os recursos financeiros necessários e, fundamentalmente, avalie a capacidade da matriz de suportar essa expansão. Um bom planejamento minimiza riscos e aumenta as chances de sucesso da nova unidade.

2. Alteração Contratual da Matriz: O Primeiro Passo Formal

O pontapé inicial formal para a abertura de filial é a alteração do contrato social (ou estatuto, no caso de S.A.) da empresa matriz. Essa alteração deve deliberar e aprovar a criação da nova unidade, especificando seu endereço e capital social destacado, se houver. Este documento alterado precisa ser devidamente arquivado na Junta Comercial onde a matriz está registrada.

3. Registro da Filial na Junta Comercial: Oficializando a Existência

Com a alteração contratual da matriz em mãos, o próximo passo é registrar filial na Junta Comercial do estado onde ela será instalada. Este processo geralmente requer a apresentação da alteração contratual que autorizou a abertura, documentos dos administradores designados para a filial (se houver), e o preenchimento de formulários específicos, como o Documento Básico de Entrada (DBE) – que é solicitado junto à Receita Federal – e a Ficha de Cadastro Nacional (FCN).

4. Obtenção do CNPJ da Filial: A Identidade Fiscal

Cada filial, apesar de vinculada à matriz, possuirá seu próprio número de Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ filial). A solicitação do CNPJ filial é feita à Receita Federal, geralmente de forma integrada ao processo de registro na Junta Comercial através do sistema Redesim. Este novo CNPJ é essencial para todas as operações fiscais e comerciais da filial.

5. Inscrição Estadual e Municipal: Regularização Tributária Local

Dependendo das atividades que a filial exercerá e de sua localização, será necessário obter a Inscrição Estadual e a Inscrição Municipal. A Inscrição Estadual é obrigatória para empresas que comercializam produtos ou realizam serviços de transporte interestadual e intermunicipal, sendo crucial para a emissão de notas fiscais de venda e para o recolhimento do ICMS. Já a Inscrição Municipal é exigida para prestadores de serviço (para recolhimento do ISS) e é um pré-requisito para a obtenção do alvará de funcionamento.

6. Alvarás e Licenças: Autorização para Operar

Finalmente, para que a filial possa operar legalmente, é imprescindível obter todos os alvarás e licenças específicas para sua atividade e localização. Isso inclui o alvará de funcionamento (emitido pela prefeitura), licença sanitária (para atividades relacionadas à saúde, alimentação, etc.), licença ambiental (dependendo do impacto ambiental da atividade) e o auto de vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB). A lista de documentos para abrir filial pode variar significativamente conforme o município e o estado.

Considerações Contábeis na Abertura e Gestão de Filiais

A contabilidade para filial possui particularidades que merecem atenção especial para garantir a conformidade fiscal e uma gestão financeira eficiente.

1. Contabilidade Centralizada ou Descentralizada?

A empresa tem a opção de manter a escrituração contábil da filial centralizada na matriz ou realizar uma contabilidade descentralizada, com registros próprios para a filial. Independentemente da escolha, para fins de apuração de resultados consolidados e obrigações fiscais federais, as informações da filial sempre serão integradas às da matriz.

2. Regime Tributário: Sincronia com a Matriz

Via de regra, a filial seguirá o mesmo regime tributário da empresa matriz (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real). Um ponto crucial para empresas optantes pelo Simples Nacional com filial é que a soma do faturamento bruto anual da matriz e de todas as suas filiais não pode ultrapassar o limite estabelecido para o regime. Caso isso ocorra, todas as unidades (matriz e filiais) serão desenquadradas do Simples Nacional, migrando compulsoriamente para o Lucro Presumido ou Lucro Real.

3. Apuração de Impostos: Consolidado vs. Individualizado

A forma de apuração dos impostos pode variar. Tributos federais como o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) são geralmente apurados de forma consolidada pela matriz. Já impostos como o ICMS (estadual) e o ISS (municipal) são devidos no local da ocorrência do fato gerador, ou seja, na filial, caso as operações tributáveis ocorram lá. Isso é especialmente relevante para filial em outro estado.

4. Transferência de Mercadorias entre Matriz e Filial

A movimentação de mercadorias entre a matriz e a filial, ou entre filiais, é uma operação que exige atenção redobrada. É necessário emitir notas fiscais para acobertar essas transferências, e a incidência de ICMS pode variar dependendo da legislação dos estados envolvidos. Recentemente, houve mudanças significativas na legislação do ICMS sobre transferências, tornando essencial o acompanhamento constante das normas.

5. Obrigações Acessórias: Responsabilidades da Filial

A filial, por possuir CNPJ filial próprio, também terá suas próprias obrigações acessórias a cumprir. Isso inclui a entrega de declarações fiscais (como SPED Fiscal, EFD Contribuições, DCTF, se aplicável individualmente) e trabalhistas (eSocial, GFIP/DCTFWeb). Algumas dessas obrigações podem ser consolidadas e entregues pela matriz, mas é vital verificar a legislação específica de cada tributo e obrigação.

6. Controle de Custos e Despesas da Filial

Para uma gestão eficaz e para avaliar a rentabilidade da expansão, é fundamental manter um controle rigoroso dos custos para abrir filial e das despesas operacionais da nova unidade. Um sistema de custeio bem estruturado permitirá analisar o desempenho individual da filial e sua contribuição para o resultado consolidado da empresa.

O Papel do Contador na Abertura de Filial

A abertura de filial é um processo que envolve um emaranhado de requisitos legais filial e detalhes de contabilidade para filial. Contar com o suporte de um contador experiente desde a fase de planejamento é mais do que recomendado, é estratégico. Este profissional poderá orientar sobre os melhores caminhos, garantir a correta execução de todos os trâmites burocráticos, auxiliar na escolha do regime tributário mais vantajoso e assegurar a conformidade fiscal da nova unidade.

Expandir seus negócios através de uma filial pode ser um passo transformador. Com planejamento cuidadoso e o suporte adequado, sua empresa estará pronta para conquistar novos horizontes de forma segura e eficiente.